Die Online-Zusammenarbeit erlebte einen Quantensprung, als bedingt durch die COVID-19-Pandemie fast alle Büroangestellten gezwungen waren von zuhause aus zu arbeiten.
Dabei stellten viele Unternehmen fest, dass sie ihre Mitarbeiter auch zuhause effektiv einsetzen konnten. Ein Teil dieses Erfolgs ging sicherlich auf das Konto eines effektiven File Sharings.
Filesharing ist auch ein Catch-22-Szenario, insbesondere in Fällen, in denen sehr große Dateien gemeinsam genutzt werden müssen. Laut einem Artikel im SmartData Collective hat Big Data das Teilen von Dateien gefährlicher gemacht als je zuvor, da immer mehr Hacker maschinelles Lernen einsetzen, um ihre Opfer zu täuschen. Der Artikel verweist auch auf einen Bericht des Ponemon Institute, in dem festgestellt wurde, dass 35 % der Datenschutzverletzungen durch den „menschlichen Faktor“ verursacht werden. Dazu gehören Fehler und Nachlässigkeiten von Mitarbeitern, die Hackern durch unsachgemäßes Filesharing Tür und Tor öffnen.
Trotz alledem ist Filesharing unabdingbar. Ohne das Teilen von Dateien ist eine Abwicklung von Geschäften heutzutage kaum mehr möglich, sei es nun das Teilen von Daten mit Kollegen oder mit Kunden oder Geschäftspartnern. Der Prozess des Datenaustauschs scheint so einfach zu sein, dass sich die Beteiligten darüber kaum Gedanken machen. Aber dennoch muss an dem Prozess alles stimmen, um die Beteiligten nicht zu frustrieren und die Daten vor Cyber-Kriminellen zu schützen.
Schlüsselfaktoren bei der Auswahl einer Filesharing-Lösung
Bei der Suche nach einer geeigneten Filesharing-Lösung ziehen die meisten IT-Teams vier Schlüsselfaktoren in Betracht:
- Ist die Lösung einfach zu handhaben? (um technischen Support für Endbenutzer zu vermeiden)
- Ist die Datenübertragung ausreichend schnell? (um zu verhindern, dass sich Endbenutzer beschweren)
- Ist die Lösung vor Hackern sicher? (zum Schutz der digitalen Assets des Unternehmens)
- Entspricht die Lösung den Vorschriften? (um Geldstrafen zu vermeiden und um auf Audits schnell reagieren zu können)
Wenn Sie all diese Schlüsselaspekte bei der Bewertung der besten Filesharing-Lösung für Ihr Unternehmen berücksichtigt haben, hängt die Entscheidung letztendlich möglicherweise von der Art der von Ihnen geteilten Dateien ab. Einige enthalten Daten, die an Sicherheit und Compliance hohe Anforderungen stellen, während andere möglicherweise keinen besonderen Schutz erfordern.
Wo soll man anfangen?
Betrachten Sie zunächst die verfügbaren Methoden zum Teilen von Dateien. Es gibt zwei grundlegende Techniken für ein Eins-zu-Eins-Filesharing:
- Der Peer-to-Peer-Ansatz (P2P) ermöglicht es einzelnen Endgeräten, für die Zwecke des Datentransfers eine Verbindung zu einem Netzwerk herzustellen. Diese Technik ist normalerweise am besten geeignet, wenn nur eine kleine Gruppe von Benutzern auf Dateien zugreifen können muss.
- Das File Transfer Protocol (FTP) eignet sich gut für große und ungewöhnliche Dateien, z. B. solche, die Altdatenbestände enthalten. Es hat sich seit langem bewährt und es arbeitet ziemlich effizient, zeigt aber Schwächen bei der Datensicherheit. Dateien werden normalerweise über eine Eingabeaufforderung von einem Server angefordert; es kann aber auch ein Schnittstellentool verwendet werden.
Obwohl es sich nicht eigentlich um einen direkten Eins-zu-Eins-Transfer handelt, ist die Cloud eine weitere Möglichkeit, Dateien zu teilen. Ein Benutzer kann Daten in einen Cloud-Speicher hochladen (häufig in einer öffentlichen Cloud wie Dropbox) und dann mehrere Benutzer angeben, die auf diese Daten zugreifen dürfen. Einige Unternehmen verwenden diese Methode auch zum Sichern ihrer Daten.
Natürlich lässt sich auch ein E-Mail-System zum Teilen von Dateien verwenden. Man muss lediglich eine Datei an eine Nachricht anhängen und auf Senden klicken. Dieses Verfahren ist aber nur für kleine Dateien geeignet und nur, wenn keine besonderen Sicherheitsmaßnahmen erforderlich sind.
Managed File Transfer (MFT): FTPs großer Bruder
Die fortschrittlichste Filesharing-Technologie ist der Managed File Transfer. MFT ist im Vergleich zu FTP sicherer, zuverlässiger, effizienter und schneller. MFT übertrifft auch neuere Protokolle wie HTTP. Durch die Nutzung des SFT-Protokolls (Secure File Transfer) bieten MFT-Lösungen in der Regel mehrere wichtige Sicherheitsfunktionen:
- Datenverschlüsselung, sodass nur Absender und Empfänger die Daten lesen können
- Protokollierung der Dateiübertragungsvorgänge - Absenderdaten, Sendezeitstempel und Empfänger
- Erstellung von Nachweisen über den Eingang der Daten bei den beabsichtigten Empfängern
- Authentifizierung durch Herstellen einer Verbindung zu Benutzerverzeichnissen wie LDAP, Active Directory, NTLM und PAM.
Sicherheit: Der Hauptfaktor
Angesichts der Tatsache, dass die meisten Filesharing-Plattformen Dateien in etwa gleich schnell übertragen, sind Sicherheit und Compliance die Faktoren, die IT-Verantwortliche bei der Prüfung einer Filesharing-Lösung am genauesten betrachten. In diesem Zusammenhang kommt es auf eine End-to-End-Verschlüsselung und auf die Möglichkeit an, Zugriffsrechte zu vergeben, um zu verhindern, dass Hacker oder das Hostsystem Zugriff auf die Daten erhalten. Stellen Sie sicher, dass die Option für das uneingeschränkte Teilen von Dateien deaktiviert ist!
Unter Compliance-Gesichtspunkten ist es wichtig, eine Lösung mit Protokollierungsfunktionen zu verwenden, damit Sie nachweisen können, wer die übertragenen Dateien gesendet und empfangen und wer sonst noch auf die Dateien zugegriffen hat. Zu Compliance-Zwecken kann ein Prozess zum automatischen Löschen nicht mehr benötigter Dateien konfiguriert werden.
Führende Filesharing-Lösungen
Eine Online-Recherche ergibt ein vielfältiges Angebot an Filesharing-Lösungen. Lösungen, die bei mehr als einem Rating Service Anerkennung gefunden haben, sind Egnyte, GoAnywhere, IBM, GlobalScape und MOVEit von Progress:
- Egnyte ist Cloud-basiert und bietet anpassbares Branding, Verwaltung mehrerer Benutzer, Datenauthentifizierung, Offline-Zugriff, Dateisperrung und Protokollierung.
- GoAnywhere MFT ist eine Lösung für den Transfer von Dateien, die es den Benutzern ermöglicht, Dateiübertragungen sicher abzuwickeln und die damit verbundenen Arbeiten sicher und automatisiert zu erledigen. Die Lösung kann in der Cloud oder lokal bereitgestellt werden.
- IBM Sterling Secure File Transfer ist eine weitere MFT-Lösung mit einer einheitlichen Plattform, über die geschäftskritische Dateitransfers innerhalb eines Unternehmens und über Partnernetzwerke hinweg abgewickelt und nachverfolgt werden können.
- Globalscape, die dritte MFT-Lösung in dieser Produktreihe, bietet eine vereinfachte Architektur, die schnell zum Einsatz gebracht werden kann und für skalierbare und automatische Workflows sorgt.
Eine weitere Lösung, die sich des MFT-Verfahrens bedient ist MOVEit Managed File Transfer (MFT) von Ipswitch. MOVEit wird von Tausenden von Organisationen auf der ganzen Welt verwendet, weil diese Lösung vollständige Transparenz und Kontrolle über die Dateiübertragung gewährleistet. Mit MOVEit können Sie sicher sein, dass zentrale Geschäftsprozesse zuverlässig abgewickelt werden und dass eine sichere und regelkonforme Übertragung sensibler Daten zwischen Partnern, Kunden und Benutzern absolut sichergestellt ist.
In MOVEit kommen außerdem proprietäre Technologien zum Einsatz, welche den Datentransfer beschleunigen, was den Anwendern natürlich sehr willkommen ist. Und Ihr IT-Team wird den vereinfachten Betrieb zu schätzen wissen, da die Lösung mehrere Dateiübertragungsprotokolle unterstützt und Dateiübertragungsprozesse automatisiert, einschließlich der Erkennung und Behandlung fehlgeschlagener Übertragungen.
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