Elektronische Dateinaustausch, electronic data interchange abgekürzt EDI, ist ein Verfahren, das einem elektronischen Format und Protokoll folgt, um verschiedene Arten von Datendateien auszutauschen.
In der heutigen Welt sind das File Transfer Protocol (Dateiübertragungsprotokoll, FTP) und das sichere Dateiübertragungsprotokoll (SFTP) zwei der am häufigsten verwendeten Mittel zur Dateiübertragung. Der Hauptgrund liegt in der Tatsache, dass sie einfach zu bedienen und kostenlos oder günstig über das Internet verfügbar sind. Diese Technologien sind häufig hilfreich, wenn Unternehmen nicht vertrauliche Dateien gemeinsam nutzen müssen, was jedoch auch die Sicherheit beeinträchtigt. Jüngste Berichte von Digital Shadows aus einer Umfrage zeigten, dass 1,5 Milliarden Datendateien online durch falsch konfigurierte FTPs, Fernsynchronisation von Dateien und Anweisungen usw. verfügbar gemacht wurden.
Sicherheit beim Austausch von Datendateien ist der Schlüssel für einen reibungslosen Datenfluss und die Einhaltung von Daten. Elektronische Dateiübertragungslösungen zielen darauf ab, unterschiedliche Verschlüsselungsstandards und -protokolle für den Dateiaustausch zu verwenden, um eingehende und ausgehende Dateiübertragungen zu erfassen, zu berechnen und einzubeziehen.
Wesentliche Vorteile der elektronischen Dateiübertragung
Die elektronische Dateiübertragung kann für Unternehmen mit vielen elektronischen Dateiaustauschen von großem Vorteil sein.
Das Befolgen geeigneter Protokolle und Verschlüsselungsstandards kann sich als entscheidend für die Gewährleistung der Sicherheit und Geschäftskontinuität jeder Branche in der heutigen Welt erweisen. Ganz zu schweigen von der Vermeidung von hohen Geldstrafen und Zivilklagen im Falle einer Sicherheitsverletzung. Die folgenden Vorteile bieten einen besseren Einblick, warum die elektronische Dateiübertragung die führende Lösung für die Übertragung sensibler Daten innerhalb einer Organisation sein sollte:
Überwachungsprotokolle und Zugriffsverwaltung
Elektronische Dateiübertragungslösungen verbessern die Cybersicherheit eines Unternehmens. Dies wird erreicht, indem der Zugriff auf automatisierte Überwachung und Überwachung ermöglicht wird, die neuesten Sicherheitsprotokolle und -kontrollen bereitgestellt werden und sichergestellt wird, dass Dateien während des Transports und in Ruhe gesichert werden. Dies bietet Unternehmen auch den Luxus umfassender Sicherheitskontrollen, mit denen sie Kennwortrichtlinien festlegen, Benutzer mit Identitäts- / Zugriffsverwaltungsfunktionen überprüfen und den Zugriff ermöglichen können, um inoffizielle Benutzer / Administratoren einzuschränken. Mit dieser Funktion können Unternehmen jeden externen Benutzer identifizieren, der versucht, vertrauliche Geschäftsdaten zu ändern.
Audit-Protokolle, die ein wichtiger Aspekt bei der elektronischen Dateiübertragung sind, unterstützen Unternehmen und Organisationen bei der Verfolgung von Dateiaustauschaktivitäten von Anfang bis Ende, die auch für alle Dateiaustausch- und Administratoraktivitäten erstellt werden können. Sie geben auch das notwendige Feedback nach einer Datenverletzung oder einem Datenkonformitätsaudit.
Hier gibt es auch eine zusätzliche Möglichkeit mit den Feedback-Metriken, die neben den Sicherheitseinstellungen ein wichtiges und einfach zu handhabendes PDF-Feedback zu Auftragsinformationen, ablaufenden Verschlüsselungsschlüsseln und Zertifikaten liefern.
Automatisierung, Verfolgung und Überwachung
Eine elektronische Dateiübertragungslösung kann den Austausch und die Übertragung von Dateien in einer einfachen und praktischen Oberfläche automatisieren und garantieren. Mithilfe elektronischer Dateiübertragungslösungen können Benutzer die Dateiverschiebung mithilfe von Jobüberwachung, Workflows, Zeitplanung und Automatisierung im Auge behalten. Der wesentliche Vorteil der Überwachung von Dateiübertragungen besteht darin, dass zusätzliche Aufgaben zum Beobachten von Dateien übernommen werden, die nicht erfolgreich gesendet wurden, das Unternehmen informiert und in den meisten Fällen automatisch erneut gesendet wird. Die Auftragsüberwachung hilft im Allgemeinen, Zeitverschwendung bei der Fehlerbehebung zu vermeiden. Unternehmen haben den Vorteil, sich auf dringlichere Probleme zu konzentrieren, da sie Benachrichtigungen über Fehler bereitstellen und die Möglichkeit bieten, Daten umgehend erneut zu senden.
Automatisierung, Nachverfolgung und Überwachung sind wichtige Funktionen einer EFT-Lösung. Durch die Automatisierung der Dateifreigabe wird die zusätzliche Aufgabe reduziert, dies jedes Mal manuell zu tun. Bei der Auswahl eines Tools ist die Überwachung wichtig, um den Status der angezeigten, gelieferten und heruntergeladenen Dateien zu überprüfen und sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen Zugriff erhalten.
Eine gute Empfehlungsoption wäre ein MFT-Tool (Managed File Transfer) wie Progress MOVEit. MFT kümmert sich viel verwalteter, sicherer, effizienter und zuverlässiger um Protokolle, Kommunikationskanäle und Workflows.