Independientemente del sector industrial en el que opere su empresa, facilitar la colaboración entre sus empleados, clientes y socios comerciales es un factor clave para impulsar la eficiencia de los procesos empresariales y aumentar su potencial de generación de ingresos. La colaboración requiere mover información que en algún momento tendrá que salir de la infraestructura segura de su organización.
Las empresas transfieren datos de muchas maneras: utilizando el correo electrónico, el almacenamiento compartido en la nube y las aplicaciones integradas. Pero cuando los usuarios finales mantienen archivos de datos almacenados en cualquier lugar y en todas partes, las empresas pierden el control y se exponen a riesgos de que los datos se manejen mal o se pierdan.
Algunas organizaciones que necesitan una infraestructura de transferencia de archivos para proteger sus datos simplemente recurren a un servidor FTP básico por defecto. Esa puede ser la respuesta si se necesita hacer que los archivos estén disponibles, crear un espacio en el que los usuarios finales puedan soltar archivos en un proceso, y guionizar todas esas actividades para mantener las cosas en movimiento al mismo tiempo que se mantiene una cierta sensación de seguridad. Pero a medida que los volúmenes de archivos han aumentado en los últimos años, también se ha ampliado la gama de procesos que implican el intercambio de archivos, y esto crea riesgos en términos de seguridad de los activos digitales.
El aumento de los tipos de transferencia de archivos genera más riesgos
Esta tendencia ha provocado un aumento correspondiente en el número y la variedad de soluciones de software de transferencia de archivos. En la última década, hemos asistido a la aparición de una nueva categoría: Sincronización y Compartición de Archivos de Empresa (EFSS), que consiste principalmente en herramientas personales para ayudar a los individuos a compartir archivos en la nube entre una miríada de dispositivos: teléfonos inteligentes y tabletas, así como ordenadores de sobremesa de casa y del trabajo.
Aunque son fáciles para los usuarios finales, los servicios EFSS se han convertido en un verdadero problema de seguridad para los departamentos de TI. Esto se debe a que la simplicidad, la apertura y la facilidad de uso de los dispositivos que permiten tienen un coste real para el control, la visibilidad y las protecciones de seguridad que son responsabilidad del departamento de TI.
Al gestionar las transferencias de archivos, el departamento de TI tiene que satisfacer las necesidades tanto de los usuarios finales como de la empresa. Y en el lado de la empresa, las cosas se han vuelto cada vez más complejas. Hoy en día, la variedad de procesos empresariales que dependen de una transferencia de archivos fiable ha aumentado tanto como el volumen de la actividad de transferencia. La necesidad de gestionar toda esta actividad en el marco de programas estrictos de seguridad y cumplimiento de la normativa significa que no se puede dejar nada al azar.
Transferencia de archivos gestionada al rescate
Donde antes bastaba con el simple FTP, ahora el departamento de TI tiene que buscar una infraestructura más capaz que combine la simplicidad para el usuario final del EFSS, la fiabilidad del FTP y el enfoque en los procesos de negocio del middleware de integración. Esto debe hacerse de manera que no se transforme inadvertidamente lo que tradicionalmente ha sido un problema solucionable en una situación de desarrollo personalizado y desordenado.
Lo último que se quiere hacer es contratar a proveedores de soluciones de transferencia con su bolsa de cuarenta herramientas, complementadas con costosos desarrolladores internos e integraciones de sistemas. Muchos equipos de TI están asumiendo este reto aprovechando las ventajas de la transferencia de archivos gestionada (MFT). El software MFT ofrece algo más que un servidor FTP súper hábil. Esta tecnología de transferencia combina la simplicidad para el usuario final con la fiabilidad y la seguridad para facilitar los procesos empresariales críticos.
Aunque la transferencia de archivos es el núcleo de MFT, es la <M> de MFT lo que diferencia a esta categoría de otras metodologías de transferencia. Las soluciones MFT son una clase de middleware de propósito específico centrado en la transferencia fiable de archivos entre las partes de la empresa. Utilizando protocolos de transferencia de archivos sencillos y seguros y modelos de intercambio fáciles de entender, la MFT se refuerza con opciones de cifrado seguro, capacidad de gestión, escalabilidad, procesamiento de archivos, integración e informes empresariales. Con estas capacidades, los equipos de TI pueden ofrecer soluciones de transferencia de archivos más sofisticadas y controladas, sin caer en el abismo del código personalizado.
Cómo funciona la transferencia gestionada de archivos
Una solución de Transferencia Gestionada de Archivos, que normalmente se ejecuta en un servidor MFT dedicado, proporciona la seguridad y el control necesarios para transferencias de archivos seguras y de gran volumen. El departamento de TI obtiene una visibilidad completa de todas las actividades de transferencia de archivos y puede garantizar la fiabilidad de los procesos empresariales principales mediante la transferencia segura y conforme de datos confidenciales entre empleados, socios y clientes.
Qué es la transferencia de archivos gestionada
Al consolidar todas las actividades de transferencia de archivos en un solo sistema, el departamento de TI también puede aprovechar los controles de acceso centralizados, el cifrado de archivos y el seguimiento de las actividades. Esto ayuda a garantizar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio internos, las políticas de gobernanza interna y los requisitos normativos.
Utilizando protocolos de red estándar junto con métodos de cifrado, el departamento de TI también puede utilizar MTP para automatizar y transferir datos a través de redes locales y entornos de nube. Los usuarios autorizados pueden enviar archivos a través de archivos adjuntos de correo electrónico, a través de la nube mediante sus navegadores, o utilizando flujos de trabajo digitales de transferencia de archivos configurados por TI. Los archivos también pueden colocarse en carpetas dedicadas a las que los usuarios finales pueden conectarse después de ser autorizados a través de la autenticación de dos factores.
El departamento de TI también puede configurar cargas de trabajo de transferencia automatizadas sin necesidad de scripts. Esto acelera el despliegue de nuevos servicios y la incorporación de socios externos que comparten datos, ya que reduce el tiempo de desarrollo y la probabilidad de errores.
Las empresas pueden aprovechar las opciones de MFT tanto en las instalaciones como en la nube. Las principales soluciones están certificadas por auditores para cumplir plenamente con PCI DSS, HIPAA, GDPR y otras regulaciones importantes.
Facilitar el negocio sin poner en riesgo los activos digitales
Si sus actuales sistemas de transferencia de archivos requieren la escritura y el mantenimiento de scripts, actividades manuales significativas y un mantenimiento de alto nivel para añadir o cambiar socios o procesos, la Transferencia Gestionada de Archivos ofrece una mejor manera. La utilización de la MFT será cada vez más importante a medida que los volúmenes de datos y las preocupaciones por la seguridad aumenten en correlación directa.
La MFT se está convirtiendo en una tecnología indispensable, al igual que el traslado de datos de forma fiable y segura en el momento adecuado desempeña un papel más importante en el éxito de muchas empresas. Aquellas que transfieren habitualmente datos financieros, personales y otros datos sensibles y que se preocupan por la seguridad de los datos, la accesibilidad y el cumplimiento de la normativa -manteniendo al mismo tiempo el control- necesitan una solución sólida de transferencia de archivos gestionada (MFT). Sólo así podrán satisfacer estas necesidades de forma fiable y automatizada, eliminando al mismo tiempo los errores de datos, reduciendo los costes y facilitando las transferencias tanto para el departamento de TI como para los usuarios finales.
Aunque los métodos de intercambio de archivos como el FTP y el EFSS pueden ser adecuados para algunas situaciones, no protegen adecuadamente la información empresarial sensible. Por el contrario, las soluciones MFT ofrecen una forma eficaz de crear un entorno informático seguro para el envío de archivos tanto dentro como fuera de la organización. Las empresas que utilizan soluciones MFT pueden transferir de forma segura la información sensible cuando sea necesario para que los equipos internos y externos puedan hacer negocios sin poner en riesgo los activos digitales.