使える経費や人員に制約のある中小企業は、データのバックアップをサードパーティーに委託するか、あるいは最悪の場合、何かあったら仕方がないとバックアップをあきらめているかもしれません。
断り書き： これは、アフィリエイトリンクにつながる偏った推奨コメントが入った投稿ではありません。ただ、データ損失を防ぐために利用可能なツールを紹介しているだけです。無料ツールだけでなく、有料（低コスト）のツールであっても、すべてのプロバイダが無料試用版または期間限定の試用版を提供しています。時間をかけて試して、要件に最適なツールを選択してください。
Reddit では、いまだに適切なバックアップを行っていない企業があるという話題で大いに盛り上がりました。データ損失とその多数の潜在的な原因（ランサムウェア、ハードウェア障害、異常気象などによる災害、火災、盗難、偶発的な上書きなど）からもたらされる打撃を考えると、常に大きなリスクが存在すると言えますが、バックアップを無視する企業は、リスクに対して無防備です。そのような企業の無防備性を批判するよりも、そういった思考になる理由を推測し、状況を改善する方法を提案する方が建設的でしょう。
Reddit の投稿でも言及されているように、無防備な企業は、たいてい、これまで特に問題がなかったため、予算を使って既存データを保護したりバックアップしたりするアクションを起こす必要性を理解できない小規模な企業です。現状に満足していて、IT は一般的なメンテナンスに限定されます。スタッフがメールを送信し、業務に必要なソフトウェアを使用できるようにするために、ローカルな「IT担当者」に外部委託しているかもしれません。または、企業活動にITがまったく関与せず、おそらく専門的なサービスやコンサルティングに頼っているということもあり得ます。
状況がどうであれ、作成されたデータのバックアップは不可欠です。その損失がビジネスに打撃を与える場合、または規制コンプライアンスへの影響がある場合は特にそうです。データの損失は、ダウンタイムや経済的損失を引き起こし、極端な場合はビジネスの継続が困難になることさえあり得ます。ですが、データを確実にバックアップするための無料または低コストのソリューションが多数あり、すべてが失われることを回避することができます。
バックアップの種類と方法
使用するソフトウェアのタイプは、会社の要件と担当者がどの程度の専門知識を持っているかによって決まります。例としては、クラウドバックアップ、サービスとしてのバックアップ（マネージド・サービス・プロバイダを使用）、コンピュータバックアップ・ソフトウェア（少数のマシン用）、ファイルバックアップ、ディスクイメージバックアップ、自動バックアップ、サーバーバックアップ、モバイルバックアップなどがあります。
必要な機能には、リモートバックアップ、災害復旧、スケジューリング、暗号化、ディスクイメージング、ファイルバージョン管理、増分バックアップ、圧縮、オンラインバックアップが含まれますが、これらに限定されません。
ツールの選択は、もちろん、会社の要件に基づいて行われる必要があります…
無料または低コストのオプション
バックアップ戦略や災害復旧ポリシーなどのプロセスがない組織は、コストが主要な決定要因である可能性が非常に高いと思われます。あるいは、組織がビッグデータ、AI、または大規模なデータセットの処理を伴うアクティビティを扱っていないことが理由かもしれません。たとえそうであっても、作成したデータ（ビッグデータではなくても）は、元の（そして唯一の）コピーが失われた場合に備えて、バックアップする必要があります。小規模企業によくあるように、コストが大きなネックとなる場合は、無料または低コストのシステムベースのソリューションを利用することを考えてください。目的は、最悪の事態が発生した場合に備えてデータを保存し、バックアップから復元できるようにすることです。
1. OS ソリューション
このブログで念頭に置いているのは中小企業なので、利用されている OS はほとんどの場合 Windows だと思います。Windows の OS には独自のバックアップと復元機能が備わっています。ファイルに対してバックアップ用の外部ドライブまたはネットワークの場所を選択します。 Linux などの他のOSにも独自のオプションがあり、Mac ユーザーなら Time Machine が利用できます。
2. ドライブイメージング
私の Windows 10 OS は専用の SSD ドライブにあり、ファイルを保存するためには、標準の「ドキュメント」、「ビデオ」などのシステム指定フォルダを使用せず、代わりに追加のハードドライブと独自のフォルダ構造を使用しています。その理由は簡単です。システム障害が発生した場合に、ファイルを OS に統合したくないからです。SSD ドライブに障害が発生した場合は、SSD を交換するまで、他のハードドライブ（すべてのドキュメントと電子メールを含む）を別のコンピュータに移動できます。SSD を定期的に（1か月に1回）イメージングしておくと、新しい SSD（OS とインストールされているすべてのプログラムを含む）のセットアップは、数時間ではなく、数分ですみます。私はイメージングに Aomei Backupper Standard を使用しています。この無料版には私が必要な機能がすべて入っていて、OS やプログラムを最初から再インストールする面倒もなく、簡単に HDD から SSD に移行できます。もちろん、ハードドライブのクローンを作成する他のオプションもあるので、興味があれば試してみてください。
3. ファイルバックアップ
OS とプログラムについて説明したので、ファイル/フォルダ/貴重なデータ自体のバックアップについて見ていきます。やはり多くのオプションがあります。私が長年使用してきたのは、バックアップ先、スケジュール、自動化、バージョン管理などを細かくコントロールできる Allway Sync Pro です。ライセンス価格は購入ボリュームによって変動しますが、単一のライフタイムライセンスは25.95ドルで、追加ライセンスは15.95ドルです。
選択したツールに関係なく、ユーザーデータが保存されている場所をきちんと把握しておくことが重要です。
すべてのメールのバックアップをとっておくことは非常に重要です。メールを失うと深刻な結果になる可能性があります。連絡先や、請求書、契約書、その他業務上必要なビジネス文書なども同様です。たとえば、プロセス、手順書、マニュアル、ログなどのデータが喪失すると、ISO に準拠することは困難です。データのバックアップは、どう始めればいいのでしょうか？時間はどれぐらいかかるのでしょうか？Vista 以降、Windows には、他の宛先へのファイル/フォルダの同期を支援する Sync Center が含まれていることは、意に留める価値があると思います。
バックアップ先
含まれるデータの量と、バックアッププロセスの一部としてドライブイメージを含めるかどうかによりますが、ストレージが必要になってくることもあります。
ストレージオプションとしては、メモリスティック、外部ハードドライブ、光学メディア（DVD、テープまたはBlu-ray）、ネットワークストレージ（NAS）、共有ネットワークロケーション、FTP やクラウドストレージプロバイダを使用したリモートストレージなどが考えられます。
何を選択するとしても、ストレージには障害が発生する可能性が伴いますから、複数のオプションまたは同じ選択の複数のインスタンスを選択するようにしてください。たとえば、NAS に1つのバックアップを保存し、サーバーハードドライブなどの別のネットワークの場所に別のバックアップを保存します。複数のバックアップが推奨され、最大限の保護のためには、少なくとも1つをオフサイトに保存するべきです。ハードディスクドライブは安価になってきているので、コストを言い訳にはできません。
最後にもう一度、データのバックアップは不可欠です。個人ユーザーでも家族の写真やその他のかけがえのないファイルの保護には予防策を講じる昨今です。バックアップ戦略で最も重要な考慮事項は、バックアップが正しく機能することを確認することです。本当に必要になったとき、バックアップに障害があったら、これほど失望することはありません。バックアップ戦略が整っていなければ、弊害は自分自身に返ってきます。