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運用 Zapier 自動處理一般業務工作流程

Adam Bertram| Aug 20, 2019, 7:42:16 AM

| IT insights

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一家普通的公司通常隨時都在進行著數千項工作流程,可能是新進職員到職、核准支出報告,也可能是開立支援申請單等等。

各行各業都有好幾套流程,分別包含一件又一件按照順序且不斷反覆發生的作業。員工姓名、部門、主管等作業細節不盡相同,但整體流程是一致的。這些工作流程最適合進行自動處理,而只要出現需求,相關產業自然應運而生。

Zapier 是一項線上服務,可以讓使用者連結使用許多不同的服務,讓看似各不相干的產品能夠彼此溝通,彷彿出自同一套系統。Zapier 是相當受歡迎的工作流程自動化服務,其主要強項在於能夠支援 Google 文件、Trello、Amazon S3 等 1000 多種不同的線上服務,以及數百種其他產品。

即便這類服務看似並沒有共同點,有了 Zapier,使用者就能透過各項服務的 API 將每一項服務彼此連結。許多線上服務採用標準 REST 方法建構其 API,而 Zapire 的作用就是代管一個平台,透過這類服務的 API 連結所有產品。

舉例來說,您的需求也許是每次在 MailChimp 電子郵件廣告活動中新增一位聯絡人,就要在 Google 工作表中新增一列,又或者每當您將符合特定名稱的 Trello 卡片移到新的清單中,就在 AirTable 資料庫中建立一個新的資料列。有了 Zapier,這類工作流程全都不成問題。

Zapier 能夠整合數百種線上應用程式,同時提供一個資訊主頁,可供使用者建立 Zapier 中所謂的「自動化範本」(zap),也就是工作流程。

舉個實例說明,我的公司 TechSnips 就廣泛運用 Zapier 自動處理數百項工作流程。 目前我們設定了在系統中新增客戶之後的 zap (工作流程)。我們運用 AirTable 服務新增開始合作的新客戶。同時,我們也使用 Trello 卡片代表客戶,利用 JotForm 表單接受不同客戶反映的意見,更將客戶檔案拖曳到 DropBox 資料夾中方便保存。以上共用了四項看似截然不同的服務。以下就是我們所採用的 zap。

zapzap

使用 Zapier 之後,只要有一項新的資料庫記錄傳入 AirTable,我們就會:

  • 使用以 Python 寫成的程式碼步驟,在一張 Trello 卡片上新增客戶名稱
  • 在 JotForm 表單的表單欄位中填入客戶名稱
  • 在 DropBox 中建立一個客戶資料夾

這只是一套簡易的單一工作流程。您也可以運用按各種 if/then 方向開枝散葉的路徑,也可以善用只允許執行符合特定條件之操作的篩選條件,按需求設計出更複雜的工作流程。

您使用 Zapier 自動處理工作流程嗎?歡迎在下方留言與我們分享經驗。

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Topics: IT insights

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THIS POST WAS WRITTEN BY Adam Bertram

Adam Bertram is a 20-year veteran of IT. He’s currently an automation engineer, blogger, independent consultant, freelance writer, author, and trainer. Adam focuses on DevOps, system management, and automation technologies as well as various cloud platforms. He is a Microsoft Cloud and Datacenter Management MVP and efficiency nerd that enjoys teaching others a better way to leverage automation.

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